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七步成就一封客户必回的开发信
来源:C周刊     作者:橙功电商 星星     评论:0 条      时间:2015-01-13

其实写好一封开发信只要回答清楚这三个问题:

你是谁?

有什么产品?

凭什么选你?

当然还需要掌握三个要理:邮件简短;目标明确;情感真挚。

下面列举一些大部分朋友在写第一封开发信时容易出现的问题,大家也可以看看自己有没有这样的问题,只要避免了这些问题,开发信的质量会高很多,客户回复的几率也会大很多。

1、邮件写得过长。客户的时间很宝贵,每天会收到数百封邮件,而且很多老外的时间观念很强,他们会用几块固定的时间用来处理email,一些长篇大论的邮件,如果不是熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。我问过很多客人,他们一般处理一封邮件的时间是2-3秒,重要的邮件,会仔细阅读并回复,不是太重要的,就在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。如果你的邮件内容不能迅速吸引到客户,下面写得再好可能客户也读不到,更不可能回复你。

2、没有邮件主题。很多业务员在写第一封开发信时,没有一个好的邮件主题,客户根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个当然要看个人的功夫了,最好是能将你这封邮件的目的言简意赅的表达出来,让客户看到你的主题就想点开邮件,这样目的就达到了。

3、内容主次不明确。快速切入主题。很多业务员会用很大的篇幅来介绍自己、公司和工厂,客户看了半天不知道你想干什么,干脆不看了。还是上面说的,客户的时间很宝贵,简单的介绍一下公司和自己后,我们就要说明来意。是在哪里找到客户的,他当时提了什么样的需求。接着找到一个关键突破口,抓住客户的第一需求为他提供方案。(在这里我要说明一点,要能直击要害,抓到客户的第一需求前期是需要做大量调研的,包括客户的公司、产品类型、竞争对手以及客户个人的情况。)

提供方案和支撑点。在挖掘出客户的需求后,我们就可以对症下药了。提供最适合客户的解决方案给他,并为你提出的方案找到支撑点,也就是客户为什么选择你不选择别人的理由。这时候,你可以详细的介绍自己公司的实力、产品的优势,如果能帮助客户分析市场情况和竞争对手那就更好了。(这些举措需要建立在你对产品和该产品的市场非常了解的情况下)

最后表达合作意愿。我们需要真诚的表达我们的合作意愿。到这里,我们的开发信才完成一半,我们还需要一个完美的Call to action,也就是让客户必回你邮件的一个关键的结尾。一个好的Call to action可以预判客户接下来会回复你什么,这里面学问可不小。

4、字体过于花哨。很多人喜欢用比较花哨的字体或者颜色,以为这样就可以吸引客户眼球,其实这反倒会给客户一种杂乱和不专业的感觉。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色。当然,在一些需要强调的重点部分我们可以用颜色来区别,来突出内容以免被忽略。

5、站在对方的角度说话。英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。这样会减少一些客户在阅读邮件是的压迫感,让客户觉得,我帮你做了什么而不是我要卖给你什么。

比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow.

6、喜欢插入URL链接。很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。

7、喜欢套用模板。很多业务员喜欢套用邮件模板,我刚开始做外贸的时候也是这样。但事实上,套用模板写出来的邮件是不带感情的,因为每一个客户的性格特征和表达习惯都是不一样的,我们需要投其所好。举个简单的例子如果客户在给你的邮件开头写的是“HI Tom”你如果回复他时还用“Dear Sir”这明显你们俩就不在一个节奏上,可以看出这个客户是很随性的,你如果搞得那么正式,那就把距离拉远了。所以在写开发信之前,最好对对客户本人做一些调研,了解他的性格和喜好,这有利于迅速的和客户之间建立情感。

现在好多朋友表示客户的订单量和下单频率都在减少,所以我们除了做好老客户的维护之外,还需要花大量时间去开发新客户。开发新客户的途径有很多种,只要我们用心去做,相信我们每个人都会迎来外贸的春天。

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