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外贸邮件营销:开发信的窍门
来源:C周刊     作者:凌政和     评论:0 条      时间:2014-09-30

邮件,作为开发客户的重要手段和渠道之一,虽然简单却也让众多业务操碎了心。怎样把邮件写的更有技巧?怎样最大化地利用邮件?

给客户发过邮件后就没有回信,这是让很多外贸业务员感到困惑的一个难题。

“最近又开始开发客户了,可是感觉按照之前的老套路去介绍自己公司之类的,并不能吸引客户的眼球,很多都只传个阅读回条。请教其他老业务,说是要想到客户心理去,可是该怎样抓住客户的心理呢?他都不回话,我怎么才能知道他是怎么想的呢?”

“我们是做灯具出口的,他进入这家公司以来一直都没有拿到定单。我就通过采购网、B2B等途径找到了几百个邮件地址,也发送几百封邮件,但结果是除了退信,竟然没有得到一封回信。但有的同事发出去了20封邮件,却收到5个客户的回复,其中有3个已经谈定寄送样品事宜,只等最终确认。看似一样的过程,为什么结果相差如此之大?”

……

对策1:要对客户做全方位了解

上海某外贸公司总经理陆凡表示,虽然邮件有点复杂,但外贸业务员如果能改进自己的联系方法,客户回复率将会大大提高。客户开发很没有目的性,根本没抓重点客户,而是泛泛的联系,自然难有成果。

陆凡表示,第一要重在信息的获得与筛选,要懂得利用搜索引擎。“首先,我要确定的是这些客户是真实有效的;再者我可以确定他是购买我们相关产品的(数据按产品英文名字检索的);第三,因为这些数据里边有交易量,我能确定出来这个采购商的大小,是否和我们的生产能力相匹配。从这个渠道获得一个真实的客户消息(公司名字),然后我都会通过搜索引擎了解客户更详细的产品信息、联系信息、市场信息等。”陆凡说。

获取客户资料后,要做充分的准备,不能蜻蜓点水,一看到客户的邮箱,不多想就一封开发信发过去。因为你并不了解这个客户,这种情形下你的开发信内容一定也是千篇一律的,何以让对方心动呢?

“使用有效的工具确定真实有效的买家,同时大家多多利用搜索引擎,不同的关键词有不同的结果。当然,不同的关键词也有相同的结果,取其交集部分,定能让你的信息更准确。”陆凡告诉C周刊。

陆凡表示,在写开发信的时候,在大方向上有三点是需要注意的:

第一要自然,不要刻意,不要显得做作。“最简单的,你把一封邮件内容不变发5次,好比同一个人反复给你打5次同样内容的电话,你什么感觉?要做到就像回到家和家人打招呼,看到老朋友聊家常一样。”

其次要简洁,80-100个单词左右比较适宜,不会太少也不会太多,“别人都是有正常上下班工作时间的,上班时间需要处理各种事情,大家的时间都很宝贵,都不想浪费时间,特别是欧美商人更是如此。我个人觉得,最简单的句式其实是表达了最准确的意思。”

“最后,英语的用词需要专业,专有词汇给对方的感觉就是你就是做我这一行的,我们能更好的沟通交流。如果你什么都不懂,这个缩写需要对方解释,那个缩写要问什么意思,你觉得客人会选择你吗?” 陆凡说。

对策2:及时回复并注重对邮件细节的完善

除此以外,要尽量细化,避免一些常见问题的出现,犯一些容易犯的问题。陆凡跟C周刊分享了他的心得:

1.及时有效地回复邮件。“及时”要求要准时回复邮件,一看到邮件,如果能直接判断并针对询盘给予答复的话,就要马上回复。但是,不管怎么样,看到邮件,哪怕是当时处理不了,也要先做一个简单的回复,告知对方邮件已经收到。这是对客户最起码的尊重和重视。然后,对该公司进行分析,包括从他们的网站,公司名称以及他留的电话号码、地址等等去对这个客户进行一个详细的分析。

2.除了客户需要的信息之外,我们要比客户的期望多一点点。我们可以适当的多一点点相关的产品信息,但是客户没有问及的东西,最好适时而定。不主动过多介绍自己,这反而会给客户一种很自信、很专业的印象。这种印象对你来说是非常重要的。另外,第一次联系客户时,除非客户在询盘中提出,最好不要主动附上图片,以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。

3.与客户第一次联系,最好用HOTMAIL邮箱,或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱,因为垃圾邮件泛滥的原因,中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单,你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱,或客户回你的邮件你也收不到,这种情况已越来越严重,而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题。

4.邮件中不要出现彩色字和艺术字,把邮件弄得很花哨,这是不专业的表现,通篇用一个字体,字号和黑色。不要全用大写的字母写邮件,除非是为了提醒客户,将某个关键词大写,这是可以的。

5.邮件里不要用Pls,Rds等缩写词。客人不喜欢和懒人做生意,他们会想:出口商居然懒到用B.Rgds代替Best Regards,那么他们肯定也会懒得去做一个好产品。在客户的节日里适时送上你的祝福。在网上下载一些电子贺卡,给自己的客户发一发,这样可以拉近客户之间的距离。

6.邮件标题最好是客户求购的产品名称和公司名字等,建议不要加其它的任何多余语言,比如公司名字是EXPORT,行业是PLASTIC,这封邮件的内容是给一款产品报价,那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A。这样有一个好处,可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息,对于来往邮件很多的客户,开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料,但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么,节省很多时间。

7.细节决定成败。发邮件之前认真仔细的核对每一封邮件邮件。如果能做到没有一个语法、单词,甚至标点符号错误的话,那就最好不过了。格式正确,统一,邮件主题合理,拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。

“如果你已经做到以上这样,而别人还不回复,那么基本上只有以下几种可能:对你产品不感兴趣,不需要,有固定供应商了,垃圾邮件,非常忙没空闲,结果就是没回复,那你就可以放弃了。”陆凡说。(文/C周刊 凌政和)

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